Hidup Sebagai Pegawai Tadbir Universiti II

Antara salah satu tugas sebagai PTU adalah menjadi urusetia dan setiausaha mesyuarat. tapi ada juga PTU yang tidak berpeluang demikian. jika anda berada di Pusat Pengajian, Fakulti, atau satu-satunya PTU yang ada di Jabatan (seperti aku) jadi tugas ini memang kewajipan.

Pertama:  Menetapkan & menentukan tarikh, hari, masa & tempat mesyuarat.

4 perkara ini sangat penting sebelum surat jemputan dikeluarkan. Tarikh &masa mesyuarat dipilih berdasarkan kelapangan pengerusi mesyuarat. samada perlu jumpa terus  pengerusi atau melalui steno/secretary untuk mendapatkan tarikh &masa. Selepas tarikh &masa diperoleh, tentukanlah tempat mesyuarat.

antara perkara yang dipertimbangkan untuk memilih tempat mesyuarat

1. bilangan ahli/jemputan mesyuarat
2. kemudahan teknikal (screen, projector, audio atau telesidang)
3. pertimbangkan juga keselesaan pengerusi..sebaiknya memilih tempat yang mudah untuk pengerusi hadir. 

Sebaiknya, selepas mendapat tarikh &  masa, hubungilah ahli tetap atau ahli yang berkepentingan samada mereka lapang atau tidak untuk mesyuarat tersebut. Hal ini kerana mesyuarat hanya boleh dilaksanakan jika kehadiran ahli sebanyak 1/3 ahli mesyuarat. 

Kedua: Notis/Surat Jemputan & agenda mesyuarat.

notis/surat jemputan sebaiknya diedarkan tidak kurang daripada 14 hari ( 2 minggu) sebelum mesyuarat dan agenda tidak kurang daripada 7 hari sebelum mesyuarat.

tapi aku selalu edarkan notis/surat jemputan beserta agenda sebab takut terlupa. agenda perlu berbincang dengan pengerusi agar sepakat dan tahu apa yang akan dibincangkan dalam mesyuarat nanti.

tak lupa juga untuk  edarkan minit mesyuarat lepas dan apa-apa dokumen yang diperlukan untuk mesyuarat. Ini memudahkan ahli mesyuarat untuk lebih bersedia dan jelas dengan tujuan mesyuarat.

Sebagai setiausaha, semak minit mesyuarat, maklumkan dan kemas kini pihak berkenaan bagi apa-apa tindakan yang perlu mereka ambil pada mesyuarat lepas untuk dilaporkan dalam mesyuarat nanti.

Ketiga : Tempahan Menu 

bergantung kepada mesyuarat. selalunya menu adalah untuk minum pagi atau petang. tapi di CGSS kami amalkan hidangan buah-buahan sebagai menu mesyuarat.

Nampak macam remeh tapi nak memikirkan menu apa...caterer mana...antara yang boleh aku tak tidur malam. kalau yang tak kisah tak mengapa...tapi tak kan setiap kali mesyuarat asyik kuih karipap dan donut je kot.

Keempat : Tempahan teknikal 

bergantung kepada tempat mesyuarat. Jika tempat mesyuarat di luar kawasan kita, mungkin tempahan teknikal adalah berasingan contoh untuk LCD projektor, telesidang dan lain-lain. jangan lupa bertanya ketika bilik mesyuarat ditempah.

Kelima : Follow up

Seminggu sebelum mesyuarat dicadangkan untuk melakukan 'follow up' kehadiran ahli. Hal ini bagi memastikan keahlian mencukupi bagi mesyuarat diadakan. Oleh sebab itu, jika langkah pertama telah dilakukan, masalah ini dapat diatasi.

tetapi langkah ke-5 ini juga sekurang-kurangnya membantu mengingatkan sebahagian ahli yang mungkin terlupa.

Keenam : Fail, Perakam, Power Point, Senarai kehadiran

Sediakan fail untuk pengerusi yang mengandungi semua maklumat untuk mesyuarat. tak lupa perakam suara yang banyak membantu untuk mendengar isi mesyuarat. Sediakan senarai kedatangan untuk ditandatangani oleh ahli yang hadir. Baik juga jika menyediakan power point ringkas bagi mesyuarat untuk dipaparkan pada skrin (ini belajar daripada my boss)

Ketujuh : Mencatat Minit mesyuarat

sentiasa peka dan fokus pada mesyuarat untuk elakkan tertinggal isi-isi penting. pastikan setiap perbincangan mempunyai keputusan. samada tindakan, makluman atau lain-lain. Pengerusi mesyuarat yang bagus akan merumuskan setiap perbincangan mesyuarat. ini sangat membantu setiausaha.

Jangan malu bertanya jika tidak tahu atau faham mana-mana istilah. Ini bagi memastikan minit mesyuarat kita lengkap dan sempurna. Minit mesyuarat sangat penting kerana catatan keputusan, tindakan dan hasil mesyuarat dapat direkod, dicatat, disimpan malah dijadikan rujukan.

Bayangkan saja jika mesyuarat tiada catatan apa-apa keputusan dan hasil. tiada hitam putih. bagaimana untuk dirujuk pada masa akan datang. tak kan nak kata.."ha..hari tu mesyuarat kata ini itu..sapa kata?...dia la..itu la..ini la.."...

Ya...antara yang aku belajar sejak jadi PTU ni...tiada hitam putih tak akan dilayan...tak kisah la sms ka..emel ka...janji ada tertulis...tak mau cakap-cakap saja ok...

Selesai mesyuarat, minit mesyuarat perlu disediakan sekurang-kurangnya 14 hari selepas mesyuarat. dan edarkan kepada ahli untuk maklum balas, pembetulan dalam masa 7 hari.

Begitulah rutinnya ulang langkah pertama dan seterusnya. apapun, bila nak mesyuarat ni memang tak boleh tidur malam sebab dok berdoa bagi semua berjalan lancar.

Mohon tunjuk ajar semua!

*Ini berdasarkan pengalaman peribadi yang sangat sedikit. Banyak lagi yang perlu diperbaiki dan belajar. Semoga bermanfaat.