Bengkel Penulisan Minit Mesyuarat 2012

18 Mei 2012 yg lalu, aku telah menyertai Bengkel Penulisan Minit Mesyuarat anjuran Unit Latihan, Pejabat Transformasi. lihat, dengar dan baca seperti bengkel ini biasa saja tapi hakikatnya bagi pekerja pentadbiran macam aku, bengkel ini sangat penting.

Aku beri pujian dan sokongan padu atas anjuran bengkel seperti ini terutamanya bagi pekerja seperti aku yg sangat setahun jagung dalam hal2 pentadbiran begini.

Alhamdulillah banyak ilmu baru yg aku dapat walaupun masih samar tpi insyaAllah banyak membantu. taklimat disampaikan oleh Puan Rohilatifah yg merupaka KPP Seksyen Senat. Seorang yg mesra, peramah, berpengalaman dan merendah diri. Dia mesra menyapa dengan aku walaupun tidak kenal dan masih baru dalam arena ini.

Pentingnya Minit Mesyuarat adalah untuk merekodkan semua hasil perbincangan dan keputusan dalam sesebuah mesyuarat. bayangkan jika sebuah mesyuarat dijalankan dengan begitu hebat, idea2 bernas dikeluarkan, keputusan terbaik telah dicapai tetapi tiada catatan dan rekod dilakukan. tiada hitam putih.

Apabila pelaksanaan keputusan dibuat, jika ada pihak yang mempertikaikan keputusan, di mana hitam putih untuk kita buktikan bahwa pelaksanaan dibuat adalah berdasarkan kepada keputusan mesyuarat sekian sekian dipengerusikan oleh sekian sekian. tidak kah haru biru. Utk jangka masa panjang, ia juga akan menyusahkan banyak pihak kerana tiada bukti atau rujukan tentang sebarang perbincangan yg telah dilakukan.

Ilmu paling baru aku dapat adalah, sesebuah mesyuarat boleh dijalankan jika tiada pengerusi sebab boleh wakilkan sesiapa utk jadi pengerusikan mesyuarat tapi mesyuarat TIDAK boleh berjalan tanpa ada setiausaha (SU). Yang mana setiausaha adalah dalam kalangan pegawai tadbir. tak boleh sebarangan orang jadi setiausaha ni sebab mencatat rekod mesyuarat adalah sulit. hmm...

semasa sekolah, seingat aku tak pernah jadi SU.. selalunya aku jadi bendahari..agaknya depa nampak muka aku ni muka duit kot...hehehe...pertama kali aku tulis minit mesyuarat semasa mesyuarat pengurusan universiti (jika tak salah)...masa tu mantan TNC BHEPP (sekarang NC) minta aku hadir mesyuarat dan catat minit. 'blur' juga la aku sebab ahli2nya semua pegawai2 utama universiti. Jenuh nak memahami isi kandungan mesyuarat..[sebelum lupa, SU perlu faham dan ikuti semua isi mesyuarat sbb nak catat kan]..lepas habis mesyuarat, aku kena buat minit...terus minta tolong Kak Ina, steno tnc utk dapatkan contoh minit mesyuarat.

lepas dah buat aku terus emelkan pada TNC BHEPP dan buat aku terharu dan malu sendirian sebab beliau sendiri yg kemudiannya betulkan dan tambah isi mesyuarat yang aku tertinggal. mungkin beliau faham yg aku masih baru..huhuuu...aku terus tambah hormat padanya sebab tidak pula aku dimarahi atau ditegur sedangkan aku rasa aku layak utk semua itu.

perlahan2 aku belajar dan berazam untuk melakukan yg terbaik. jadi bengkel ini seperti ini sangat penting dan perlu diteruskan.

Oh tak lupa juga, sepanjang bengkel, ada seorang staf duduk di sebelah aku. sebab tidak kenal aku mula bertanya nama. buat aku ketawa dan terkejut besar apabila namanya sama dengan nama aku..oo..ini rupanya orangnya..terus kami ketawa bersama...termasuk aku, ada dua bernama Mahfuzah di Kampsu Induk. seorang lagi katanya kerja di library. 


persamaan memang mendekatkan hati2 kita. terus kami berdua berazam nak buat satu perjumpaan bertiga...sempena nama yg sama...hahahaa...

Mahfuzah yg sedang berdiri dan berkaca mata...